Как и сколько хранить бухгалтерскую документацию

Как и сколько хранить бухгалтерскую документацию

Около 80% документооборота компании составляют первичная бухгалтерская документация и отчетность.В задачу бухгалтерии входит не только сбор и обработка документов, но и их сохранение, на протяжении установленного срока, а также своевременная ликвидация или передача в архив.

Нормативная база

Порядок хранения бухгалтерских документов регламентируется следующими Федеральными законами:

  • 402-ФЗ от 06.12.2011 г.;
  • 125-ФЗ от 22.10.2004 г.

Помимо этого при работе с архивами организаций нужно руководствоваться правилами и положением о документообороте, утвержденным приказом Минфина № 105 от 29.-7.1983 года и другими нормативно-правовыми актами.

Акционерные общества осуществляют хранение бухгалтерских документов на основании с постановления Федеральной комиссии от 16.07.2003 года №03-33/пс. ООО руководствуются ст. 50 закона № 14-ФЗ от 08.02.1998 года.

Перечень документов, которые необходимо хранить

Документация, подлежащая обязательному хранению:

Как и сколько хранить бухгалтерскую документацию
  • учетная политика;
  • первичные документы;
  • аудиторские заключения;
  • инвентаризационные карточки;
  • приказы на сотрудников;
  • должностные инструкции;
  • трудовые соглашения;
  • договора с контрагентами;
  • налоговые регистры;
  • документы по начислению и уплате страховых взносов;
  • годовая и квартальная финансовая отчетность.

Компания самостоятельно устанавливает срок хранения, который не может быть меньше, чем установлено в законодательстве.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Общая продолжительность сохранности бухгалтерских регистров не менее 5 лет. Документация по зарплате, приему, увольнению сотрудников ликвидируется не ранее чем через 75 лет.

Некоторые бланки хранятся столько времени, сколько существует организация,только после ликвидации их можно передать в архив.

При этом хранению подлежат бумажные и электронные таблицы и регистры.

Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов

Как и сколько хранить бухгалтерскую документацию

Предприятия могут выбрать один из двух вариантов хранения документов:

  • создание собственного архива;
  • вне офисное хранение.

Чтобы сохранить документацию своими силами необходимо создать соответствующие условия в помещении для хранения. Архив следует оснастить полками, стеллажами, установить систему безопасности, климат контроль. Кроме этого учреждению потребуется разработать регламент предоставления документов в архив и выдачи из него.

Более удобным способом является передача документации в специализированные архивы. Это позволяет организации снизить затраты и освободить офисное пространство.

Появились вопросы или сложности?
Воспользуйтесь помощью наших экспертов!

Ответственность за ненадлежащее хранение бухгалтерских и налоговых документов

Ответственность за организацию сохранения бухгалтерской документации возложена на руководителя предприятия и главного бухгалтера. Если справки, бланки,отчеты были похищены или уничтожены в результате стихийного бедствия, то данный факт должен быть подтвержден соответствующими органами – МВД, пожарной службой и другими.

За несоблюдение правил хранения ответственным лицам организации выпишут штраф до 500 рублей, при нарушении сроков сохранности –до 3 тысяч рублей, за утрату регистров, на основании которых исчисляется размер налоговых сборов – до 15 тысяч. На юридическое лицо может быть наложен штраф до 300 тысяч рублей.

Уничтожение или передача в архивы

Как и сколько хранить бухгалтерскую документацию

Когда установленный срок хранения первичной, финансовой и налоговой документации истекает, они подлежат обязательному уничтожению. Для этого на предприятии создается экспертная комиссия, которая решает, какие бланки подлежат сдаче в городской архив,а какие – уничтожению.

Порядок уничтожения прописан в Национальном стандарте РФ, утвержденном Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 г. № 28-ст. Комиссия составляет акт о ликвидации документации, который подписывается руководителем организации.Выделение дел на уничтожение может осуществляться с привлечением архивной компании, что позволяет минимизировать риск ошибок и облегчить работу бухгалтера.

Бумаги, у которых истек срок хранения, как правило,уничтожаются с помощью шредера. Недопустимо хранить документацию, подлежащую ликвидации в соответствии с актом, или использовать ее в качестве черновиков.

Компания ООО «Аудиторка» оказывает услуги по восстановлению утерянных первичных документов или годовых отчетов. Фирма гарантирует порядок и сохранность документации, с соблюдением всех установленных сроков хранения.

Ваши преимущества
Система двойного контроля
У нас есть «ноу хау» - наши аудиторы ежегодно проверяют учет и налоги компании, дают рекомендации и советы бухгалтеру
Фиксированная стоимость
Наша стоимость не зависит от количества операций, документов, сезонности бизнеса и меняется только при переходе на другой тариф
Решаемость любого вопроса
Неоднократно возвращали деньги из налоговой, справлялись со сложными ситуациями в учете и налогах, оспаривали акты и решения налоговиков
Оптимизация и невидимость
Делаем компанию максимально невидимой для налоговиков, не переплачивая при этом налоги и не нарушая действующие законы
Комплексная поддержка
У нас свои аудиторы, юристы, специалисты 1С и методологи, а также 40 партнеров в 18 различных сферах, которые обязательно помогут Вам
Экономия средств
Вам не надо платить за справочные системы, цифровые подписи, сервисы сдачи отчетности, подписку на журналы, покупку и обновление 1С